システムをまたぐ転記を、申請メールの受信から自動化する行政機関

課題

申請はメールで届き、添付の申請書（Excel・Word）をもとにシステムへ登録していました。手順や作業時間そのものは重くありませんが、A システムで登録した結果の登録番号を B システムに入力するなど、システムをまたいで転記するため、転記ミスが起きていました。

やったこと

• Web 版 Outlook の複雑な画面構造（DOM・XPath）を解析し、件名などから対象のメールを特定
• 添付ファイルを取得し、申請書（Excel・Word）から情報を読み取ってシステムへ登録
• 登録の結果をもとに、エラーの有無で内容を分けた返信文を自動で作成
• 添付ファイルの数や、Excel 申請書のシート数が決まっていなくても処理できるようにした
• 書式が崩れた申請書は対象外と決め、自動化する範囲をはっきりさせた

結果

メールの受信から、システムをまたぐ登録、結果の返信までを一連で自動化し、人が転記する場面をなくしました。